Datenraum Software – Dokumentenmanagement
Bezeichnung eines Dokumentenmanagements
Dokumentenmanagement (auch Dokumentenmanagementsystem genannt) bezeichnet man elektronische Dokumente, welche durch eine datenbankgestützte Verwaltung betrieben werden, die der digitalisierten Verwaltungen (auch Schriftgutverwaltung genannt) dienen.
Das Wort Dokumentenmanagement stammt ursprünglich aus dem amerikanischen Englisch, welches sich durch die deutsche Übersetzung stark vom ursprünglichen Sinn abwendet. Im deutschsprachigen Raum findet man eher Dokumenten-Technogien als Branchenbezeichnung.
Eigenschaften des Dokumentenmanagement im engen Sinn
Durch Eigenschaften wie Dateiendung, -größe, Änderungsdatum oder Größe an sich kann ein Anwender auf einem Server eine explizite Suche starten. In einem kompletten Datensatz kann ein Anwender beliebige Felder auswählen. Darunter sind beispielsweise Metadaten und Verschlagwortung wofür unter anderem nach Zahlenwerten wie Geldbeträge, Kunden- und Auftragsnummern suchen lässt. Der Vorteil dieser Methode ist, dass mehr Suchfelder zur Auswahl stehen, als es ein Dateiserver verfügbar macht. Haupteigenschaften sind hierbei zum Beispiel eine Ordnungsstruktur, Checkin & -out, Versionierung, Metadatenverwaltung durch daten- und index-gestütze Dokumentensuche.
Das klassische Dokumentenmanagement
Desweiteren kann im klassischen Dokumentenmanagementsystem nach Lösungen, die durch Notwendigkeit entstanden sind, nach Verwaltungsfunktionen für riesige Dateibestände zu Verfügung stellen. Folgende fallen unter das Schema: Electronic Filing, Compound Document Management und dynamische Ablagesysteme, welche für Verwaltung eines ‚Dokumentenlebenszyklus‘ für elektronische Archivierung stehen.
Mit Annäherung der Norm ISO 10166 DFR für Umfang und Funktionalität des Dokumentenmanagementsystems, welches bis zum heutigen Tage keine aussagekräftige Bedeutung erhielt.
Durch Zusammenstellung verschiedener Informationsquellen fand das Dokumentenmanagement eine aussagekräftige Anwendung: die elektronische Akte, wie diese zum Beispiel bei hochsicheren Datenraum Anwendungen zum Einsatz kommt.. Die Auswertung der Eigenschaften von Dokumenten und dessen Klassen, welche i.d.R. durch Laufzeiten gesteuert werden, ergeben, werden als ‚dynamische Sicht‘ als ‚visuelle Akten‘ bezeichnet.
Klassische Dokumentenmanagementprodukte für Document Imaging, zur Verwaltung der Arbeitsabläufe und Groupware werden als Compound-Document-Management-Lösungen bezeichnet. Diese werden zum Beispiel im Digital Asset Management, Produktdatenmanagement und zur Dokumentenverwaltung im bürotypischen Anwendungen eingesetzt. Ebenfalls findet man Dokumentenmanagement als Enterprise Content Management System als Komponente, welche durch das Enterprise Content Management Verwendung findet.
Im weiteren Sinn kann Dokumentenmanagement ebenfalls Verwendung finden: Bürokommunikation, Document Imaging, COLD (Computer Output on Laserdisk), Scanner, elektronische Archivierung und Groupware.
Erklärung eines Dokumentes
Dokumente finden in vielerlei Anwendung und Ausführungen Verwendung. Hierbei können sich folgende Merkmale abzeichnen (lassen):
Physische Eigenschaften, die i.d.R. von Papier zu Datei umgefasst werden;
Formale Eigenschaften, die in Aufbau und Gestaltung Verwendung finden;
Allgemeine Ordnungen, wie z.B. fachlich Zuordnung, Version, Reihenfolge, Einordnung in Akten und deren Pläne;
Inhalt, der einen (spezifischen) inhaltlichen Bezug auf etwas (Spezifisches) nimmt;
Erzeuger, der den Absender, Ersteller und Autor erfasst bzw. erfassen kann;
Nutzer, der den Empfänger, den berechtigten Leser und Bearbeiter, sowie den letzten Dokumentenbearbeiter erfasst.
